(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)
1. Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è l’Associazione Culturale Olistic Beyond, con sede legale in Via Aretina 1, Piano 1° – 50065 Pontassieve (FI), Codice Fiscale 94270970481, in persona del legale rappresentante pro tempore Chiara Pireddu.
- E-mail di contatto: info@olisticbeyond.it
- Telefono: 320 0694108
2. Tipologia di Dati Trattati
L’Associazione raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati personali:
- Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza, e-mail, numero di telefono fisso e/o cellulare, estremi del documento di identità.
- Dati amministrativo-contabili: dati relativi al versamento della quota associativa o dei contributi per le attività.
- Dati particolari (art. 9 GDPR): eventuali dati relativi allo stato di salute (es. certificati medici per l’idoneità all’attività motoria/posturale, ove richiesti).
- Dati multimediali: fotografie e riprese audio/video effettuate durante gli eventi e le attività associative.
3. Finalità, Basi Giuridiche e Tempi di Conservazione
| Finalità del Trattamento | Base Giuridica | Tempi di Conservazione |
| Gestione del rapporto associativo e tesseramento (iscrizione al libro soci, partecipazione alle attività statutari, copertura assicurativa) | Esecuzione di misure contrattuali e statutarie (art. 6.1.b GDPR) | Per tutta la durata del rapporto associativo e per i successivi 10 anni. |
| Adempimento di obblighi legali e fiscali (tenuta dei libri sociali, adempimenti contabili e normativi) | Obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6.1.c GDPR) | 10 anni dalla chiusura dell’esercizio finanziario di riferimento. |
| Invio di comunicazioni operative e istituzionali inerenti le attività dell’Associazione | Legittimo interesse del Titolare al perseguimento dei fini statutari (art. 6.1.f GDPR) | Per la durata del rapporto associativo o fino all’opposizione dell’interessato. |
| Invio di newsletter e comunicazioni promozionali/informative | Consenso libero ed esplicito dell’interessato (art. 6.1.a GDPR) | Fino alla revoca del consenso o alla richiesta di disiscrizione. |
| Pubblicazione di foto e video su sito web, canali social e materiale informativo dell’Associazione | Consenso libero ed esplicito dell’interessato (art. 6.1.a GDPR) | Fino alla revoca del consenso o alla richiesta di rimozione dei contenuti. |
4. Modalità del Trattamento e Misure di Sicurezza
Il trattamento è effettuato sia con strumenti manuali/cartacei che elettronici ed informatici. L’Associazione adotta adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
5. Destinatari e Comunicazione dei Dati
I dati personali raccolti potranno essere comunicati a soggetti terzi che svolgono attività funzionali all’operatività dell’Associazione, nominati ove necessario Responsabili del Trattamento (art. 28 GDPR) o autorizzati al trattamento:
- Enti di promozione sportiva/culturale, Federazioni o compagnie assicurative per le pratiche di tesseramento e copertura infortuni.
- Consulenti fiscali, contabili, legali e di revisione.
- Fornitori di servizi informatici, gestione del sito web e piattaforme per l’invio di newsletter.
- Autorità ed enti pubblici in forza di obblighi di legge.
I dati non saranno oggetto di diffusione indifferenziata senza uno specifico e preventivo consenso dell’interessato.
6. Trasferimento Dati verso Paesi Terzi
I dati personali sono gestiti e conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Qualora l’utilizzo di servizi informatici comporti il trasferimento di dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (SEE), tale trasferimento avverrà esclusivamente in presenza di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea o sulla base delle Clausole Contrattuali Standard (SCC).
7. Diritti dell’Interessato
Agli interessati sono garantiti i diritti previsti dagli artt. 15-22 del Regolamento UE 2016/679:
- Accesso: ottenere la conferma dell’esistenza dei propri dati e riceverne copia.
- Rettifica: richiedere la correzione o l’integrazione di dati inesatti o incompleti.
- Cancellazione (Diritto all’oblio): richiedere la cancellazione dei dati laddove non sussistano più obblighi di legge per la loro conservazione.
- Limitazione: richiedere la sospensione del trattamento nei casi previsti dalla legge.
- Portabilità: ricevere i propri dati in formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico.
- Opposizione: opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse.
- Revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso espresso (es. per newsletter o immagini) senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
8. Esercizio dei Diritti e Reclamo
Per esercitare i propri diritti, l’interessato può inviare una comunicazione scritta a:
- E-mail: info@olisticbeyond.it
- Raccomandata A/R: Associazione Culturale Olistic Beyond, Via Aretina 1, Piano 1° – 50065 Pontassieve (FI)
Resta salvo il diritto dell’interessato di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (Piazza Venezia n. 11, 00187, Roma – www.garanteprivacy.it